易翻译团队成员离职时，账号和客户资料应该怎样交接？

离职员工必须在规定期限内完成账号与权限清理、客户资料与合同移交、翻译记忆库与术语库备份、未完成项目交接与交付验收，指定接手人并留存审计记录以保障服务连续性与数据合规

易翻译账号与权限交接清单

列出需移交的所有账号与对应权限

• 核对账号清单：逐条确认员工绑定的邮箱、平台账号、第三方工具及管理控制台，记录用户名、权限级别与有效期，便于后续权限回收和接手人授权。
• 记录权限来源：标注每个账号的权限来源和审批链条，说明权限授予理由与最近一次变更时间，确保后续权限调整有据可查、风险可控。
• 列明特殊权限：对具备敏感或管理类权限的账号单独列出限制与审批要求，并同步交付给安全或合规负责人以便二次确认与复核。

回收或转移离职员工的系统权限

• 优先回收高风险权限：对管理后台、财务系统与客户数据访问权限，应在离职生效日回收或临时冻结，避免在无监督情况下继续访问敏感信息。
• 制定权限转移流程：明确哪些权限可以直接转移、哪些需审批后再转移，并指定接手人信息、审批人和生效时间，确保移交合规并留有记录。
• 执行多步骤校验：在回收或转移权限后，进行登录测试和访问验证，确认原权限已失效且接手人能正常访问所需资源，避免业务中断或权限遗漏。

注销或保护关联的第三方服务账号

• 列明外部服务清单：将所有第三方平台（如翻译引擎、版本控制、云存储、协作工具）列入清单，标注账号持有人、绑定邮箱以及到期或计费信息，便于统一处理。
• 按合同处理账户迁移：针对与客户或第三方签约的服务，依据合同条款决定是否迁移账户或分配新账号，并在迁移过程中记录每一步操作和负责人。
• 执行账号安全保护：对不便注销的账号采取强制下线、密码重置和双因素认证重建等措施，防止离职人员继续通过历史凭证访问系统或数据。

易翻译客户资料移交流程

整理并分类客户资料与合同文件

• 归档客户资料：将客户基本信息、合同文本、项目历史和沟通记录按客户和项目分类归档，并生成目录清单供接手人和合规部门查阅与签收。
• 标注敏感信息：对含有个人信息或商业机密的文件标注敏感等级，说明处理与存储要求，必要时进行脱敏或限制访问，保护客户隐私与公司合规。
• 生成交付清单：为每位客户列出未完成交付、待确认事项与后续关键节点，并指明优先级和推荐处理人，确保客户服务无缝衔接。

完成客户交接并获得确认签字

• 通知客户变更：在内部交接前后及时告知客户负责人和联系人变更情况，说明接手人信息和联系方式，避免客户误解或中断沟通渠道。
• 签署交接确认：制作交接确认单，列明移交内容、交接时间、接收人和交接人签字，并将确认单存档以备审计与争议处理。
• 记录客户特殊要求：对客户提出的特定需求或保密约束单独记录并标注在交接清单上，确保接手团队在后续工作中严格遵守并提供针对性支持。

易翻译翻译资源与项目交接规范

备份并移交翻译记忆库和术语库

• 导出标准备份：将翻译记忆库（TM）与术语库按项目或语言对导出为标准格式文件，并保存带时间戳的备份以便回溯与差异比对。
• 标注版本与使用说明：在交付文件中注明记忆库与术语库的版本、适用范围和使用注意事项，提醒接手人同步更新与合并时的合规操作步骤。
• 安排导入与验证：协助接手人完成记忆库导入测试并进行样本验证，确认一致性、优先级设置及术语一致性，以保障翻译质量延续性。

移交进行中的项目与未完成任务

• 列明项目状态：针对每个进行中的项目写明当前进度、剩余任务、交付期限和关键风险点，方便接手人快速掌握优先级并安排资源。
• 移交沟通记录：包含客户、审校人和供应商的沟通记录、反馈与版本历史，确保接手团队能理解决策背景并继续推进项目交付。
• 指定交接培训：对于复杂项目安排短期培训或交接会，离职员工向接手人讲解流程和特殊处理方式，减少因认知差异导致的错误。

易翻译安全合规与数据备份要求

执行数据备份与保留策略

• 按期备份核心数据：在离职前对客户资料、项目文件、翻译记忆库和术语库执行一次完整备份，并将备份存储在受控、安全的长期存储位置。
• 明确保留期限：根据合同与公司政策为不同类别的数据设置最短保留期限，并记录备份位置、责任人和恢复流程以便审计与合规检查。
• 验证备份完整性：完成备份后进行随机文件恢复测试，确认备份文件可用且内容完整，避免交接后出现数据损坏或丢失导致的服务中断。

落实访问审计与监控措施

• 保留访问日志：在离职前确保相关系统的访问日志与变更记录完备并被保存，便于后续复查员工操作行为与解答潜在争议。
• 设置临时监控：对接手后敏感项目或高风险账号设置阶段性监控，定期检查异常访问或操作，及时发现并处理潜在安全隐患。
• 更新合规备案：将交接过程中的关键文档与审批记录归入合规备案，明确责任人和联系方式，确保日后审计有据可循并满足监管要求。

易翻译后续跟进与审批确认

确认交接完成并归档签收

• 生成交接报告：交接完成后形成综合报告，列出已移交的账号、文件、资源及未解决事项，并由原负责人、接手人和管理者签字确认并归档。
• 设置跟进期限：对疑难或待处理事项设定明确的跟进期限和责任人，记录处理进度并在期限内完成或提出延期申请以保证服务连续性。
• 归档审批记录：将所有交接清单、签字单、备份记录和审批流程归入统一档案，注明查询方式与负责人，便于未来追溯与合规检查。